EUDR krok po kroku. Jak wygląda proces należytej staranności?

Rozporządzenie EUDR zmienia sposób, w jaki przedsiębiorcy muszą zarządzać informacjami o produktach i ich łańcuchach dostaw. Jednym z kluczowych elementów regulacji jest proces należytej staranności, czyli due diligence.

W praktyce wiele firm błędnie zakłada, że obowiązek ten sprowadza się do złożenia Due Diligence Statement (DDS). Tymczasem oświadczenie jest jednym z końcowych etapów procesu, który rozpoczyna się znacznie wcześniej.

Należyta staranność obejmuje trzy podstawowe elementy: zebranie wymaganych informacji, ocenę ryzyka oraz – jeżeli jest to konieczne – podjęcie działań służących jego ograniczeniu.

Dopiero gdy przeprowadzony proces pozwala stwierdzić brak ryzyka lub ryzyko pomijalne, operator może przejść do złożenia DDS i wprowadzenia odpowiedniego produktu na rynek lub jego wywozu.

W praktyce oznacza to konieczność uporządkowania danych, określenia odpowiedzialności oraz zapewnienia spójności informacji pomiędzy dostawcami i poszczególnymi obszarami organizacji.

Należyta staranność nie powinna być więc traktowana jako jednorazowe przygotowanie dokumentacji, lecz jako powtarzalny proces zarządzania informacjami i ryzykiem.

Ważne: przedstawiony poniżej schemat pokazuje pełny proces należytej staranności operatora. EUDR przewiduje również szczególne zasady dla określonych podmiotów i sytuacji, w tym możliwość stosowania uproszczonej należytej staranności po spełnieniu warunków określonych w rozporządzeniu.

Krok 1. Zebranie informacji

Pierwszym etapem jest zebranie informacji wymaganych przez EUDR.

W zależności od produktu obejmują one m.in.:

• opis i ilość produktu,

• odpowiedni surowiec,

• kraj produkcji,

• dane dostawców i odbiorców,

• geolokalizację miejsca lub miejsc produkcji,

• informacje pozwalające wykazać, że produkt nie powoduje wylesiania,

• informacje pozwalające wykazać zgodność z właściwymi przepisami kraju produkcji.

W przypadku produktów zawierających drewno lub wykonanych z drewna wymagane są również informacje dotyczące gatunków drewna.

Samo zgromadzenie dokumentów nie wystarcza. Informacje powinny być kompletne, możliwe do powiązania z analizowanym produktem i umożliwiać przeprowadzenie dalszej oceny.

To właśnie na tym etapie może pojawić się pierwszy praktyczny problem.

Dane często znajdują się w różnych systemach, arkuszach, dokumentach zakupowych lub są przechowywane przez różnych pracowników. Część informacji trzeba dodatkowo pozyskać od dostawców, a czasami również z wcześniejszych etapów łańcucha dostaw.

Dlatego pierwsze pytanie nie powinno brzmieć:

„Czy mamy dokumenty od dostawcy?”

ale:

„Czy mamy wszystkie informacje potrzebne do przeprowadzenia procesu dla konkretnego produktu?”

Krok 2. Ocena ryzyka

Po zgromadzeniu wymaganych informacji operator przechodzi do oceny ryzyka.

Nie chodzi przy tym o ogólną ocenę dostawcy jako firmy, lecz o ustalenie, czy istnieje ryzyko, że konkretny odpowiedni produkt nie spełnia wymagań EUDR.

Analizie podlegają m.in. informacje dotyczące miejsca produkcji, wiarygodności dostępnych danych, charakteru i złożoności łańcucha dostaw, możliwości mieszania materiału pochodzącego z różnych źródeł czy ryzyka obchodzenia regulacji.

Znaczenie ma również klasyfikacja kraju lub jego części w systemie benchmarkingu EUDR.

Ocena ryzyka powinna opierać się na zgromadzonych informacjach i być udokumentowana w sposób pozwalający odtworzyć podstawy podjętej decyzji.

Samo przekonanie:

„Znamy tego dostawcę od wielu lat”

nie zastępuje wymaganej analizy.

Krok 3. Ograniczenie ryzyka

Jeżeli przeprowadzona ocena wskazuje, że ryzyko jest większe niż pomijalne, operator powinien podjąć odpowiednie działania ograniczające.

Ich charakter zależy od zidentyfikowanego problemu.

Mogą one obejmować na przykład:

• pozyskanie dodatkowych informacji lub dokumentów,

• dodatkową weryfikację otrzymanych danych,

• sprawdzenie danych dotyczących miejsca produkcji,

• niezależne badania lub audyty,

• pozyskanie dodatkowych dowodów,

• działania wspierające dostawcę w spełnieniu wymagań.

EUDR nie przewiduje jednej uniwersalnej listy działań odpowiedniej dla każdego przypadku.

Środki powinny odpowiadać zidentyfikowanemu ryzyku i prowadzić do jego skutecznego ograniczenia.

Co równie istotne – działania te powinny być udokumentowane.

Krok 4. Wynik oceny

Po przeprowadzeniu oceny oraz – jeśli było to konieczne – działań ograniczających ryzyko operator musi podjąć decyzję dotyczącą analizowanego produktu.

Jeżeli nadal istnieje ryzyko większe niż pomijalne, produkt nie powinien zostać wprowadzony na rynek ani wywieziony.

Jeżeli natomiast dostępne informacje i dowody pozwalają stwierdzić brak ryzyka lub ryzyko pomijalne, można przejść do kolejnego etapu.

Ryzyko pomijalne nie oznacza absolutnej pewności ani „zerowego ryzyka”.

Kluczowe jest to, czy po pełnej ocenie informacji i zastosowaniu odpowiednich środków nie ma podstaw do stwierdzenia ryzyka większego niż pomijalne, że produkt jest niezgodny z wymaganiami EUDR.

Krok 5. Due Diligence Statement

Dopiero na tym etapie pojawia się Due Diligence Statement.

DDS jest formalnym oświadczeniem składanym w systemie informatycznym EUDR po przeprowadzeniu wymaganych działań.

Dlatego DDS nie należy utożsamiać z całym procesem należytej staranności.

Za oświadczeniem powinny stać informacje, dokumenty, przeprowadzona analiza oraz decyzje podjęte na wcześniejszych etapach.

Podczas kontroli znaczenie ma więc nie tylko samo istnienie DDS, ale również możliwość wykazania, na jakiej podstawie operator uznał, że wymagania zostały spełnione.

Krok 6. Archiwizacja i gotowość do kontroli

Złożenie DDS nie oznacza, że dokumentacja przestaje być potrzebna.

Informacje i dokumenty związane z należytą starannością powinny być przechowywane przez wymagany okres i dostępne na potrzeby ewentualnej kontroli.

EUDR przewiduje zasadniczo co najmniej pięcioletni okres przechowywania wymaganej dokumentacji.

W praktyce firma powinna być w stanie odtworzyć cały proces:

produkt → dane → źródła informacji → ocena ryzyka → działania ograniczające → wynik oceny → DDS.

Dlatego warto zadbać nie tylko o samo zebranie dokumentów, ale również o ich logiczne powiązanie z konkretnym produktem, transakcją lub procesem.

Istotne jest także regularne przeglądanie stosowanych procedur oraz ich aktualizacja w przypadku zmian w łańcuchu dostaw, dostępnych informacjach lub poziomie ryzyka.

A co z uproszczoną należytą starannością?

Pełny proces przedstawiony powyżej nie jest jedynym scenariuszem przewidzianym przez EUDR.

W określonych przypadkach operator może zastosować uproszczoną należytą staranność, jeżeli spełnione są warunki określone w rozporządzeniu, w szczególności dotyczące produkcji w krajach lub ich częściach sklasyfikowanych jako kraje niskiego ryzyka.

Nie oznacza to jednak, że firma może całkowicie zrezygnować ze zbierania informacji.

Nadal konieczne jest posiadanie wymaganych danych oraz upewnienie się, że nie występują okoliczności wskazujące na ryzyko niezgodności lub obchodzenia regulacji.

Dlatego:

niski poziom ryzyka kraju nie oznacza automatycznie zgodności produktu z EUDR.

Najczęstsze błędy

Do najczęstszych błędów należą: utożsamianie DDS z całym procesem, brak formalnej oceny ryzyka, niepełna geolokalizacja, poleganie wyłącznie na certyfikatach oraz brak udokumentowanych działań ograniczających ryzyko. W praktyce to właśnie jakość dokumentacji będzie miała kluczowe znaczenie podczas kontroli.

W praktyce oznacza to konieczność stworzenia wewnętrznych procedur, przypisania odpowiedzialności oraz zapewnienia spójności danych pomiędzy działami zakupów, jakości, logistyki i zgodności. Im wcześniej przedsiębiorstwo uporządkuje proces, tym łatwiej będzie wykazać zgodność z wymaganiami EUDR. Warto pamiętać, że należyta staranność nie jest jednorazowym projektem, lecz elementem codziennego zarządzania łańcuchem dostaw.

Dobrą praktyką jest również prowadzenie regularnych przeglądów procesu, aktualizowanie informacji o dostawcach oraz dokumentowanie każdej decyzji. Dzięki temu przedsiębiorstwo jest w stanie wykazać, że działało w sposób systematyczny, przejrzysty i oparty na udokumentowanych faktach, a nie wyłącznie na deklaracjach kontrahentów.

Proces należytej staranności w EUDR należy traktować jako ciąg logicznych działań: zebranie informacji, ocena ryzyka, ograniczenie ryzyka, potwierdzenie ryzyka pomijalnego, złożenie Due Diligence Statement oraz archiwizacja dokumentacji. Firmy, które uporządkują dane i zbudują powtarzalny proces, będą mogły nie tylko łatwiej spełnić wymagania EUDR, ale również ograniczyć ryzyko błędów, usprawnić współpracę z dostawcami i szybciej przygotować się do kontroli.