Co zrobić, gdy dostawca nie przekazuje danych wymaganych przez EUDR?
Dostawca nie przekazuje danych EUDR? Sprawdź, jak postępować przy braku geolokalizacji, niekompletnych dokumentach i opóźnieniach.
Brak geolokalizacji, niekompletna dokumentacja lub opóźnienia w odpowiedziach dostawców mogą utrudnić firmie realizację obowiązków EUDR. Problem staje się szczególnie istotny, gdy dane są potrzebne do przeprowadzenia należytej staranności przed wprowadzeniem produktu na rynek UE.
Jak postępować, gdy dostawca nie przekazuje wymaganych informacji?
Najpierw ustal, jakich danych brakuje
Nie każda niekompletna odpowiedź oznacza ten sam problem. Dostawca może przekazać informacje o produkcie i kraju produkcji, ale pominąć geolokalizację działek. Może również przesłać dokumenty, których nie da się jednoznacznie powiązać z konkretną dostawą.
Dlatego pierwszym krokiem powinno być wskazanie brakujących informacji i ponowne przekazanie dostawcy konkretnych wymagań.
Warto również ustalić termin uzupełnienia danych i osobę odpowiedzialną za kontakt.
Szczegółowy zakres informacji opisujemy w artykule Jakich danych potrzebujesz od dostawcy do EUDR?.
Co zrobić, gdy dostawca nadal nie odpowiada?
Jeśli firma jest zobowiązana do przeprowadzenia należytej staranności, nie może traktować braku odpowiedzi jako potwierdzenia zgodności produktu.
W takiej sytuacji należy ponowić prośbę, wyjaśnić dostawcy znaczenie wymaganych informacji i ustalić, czy może je pozyskać od wcześniejszych uczestników łańcucha dostaw.
Jeżeli niezbędnych danych nadal brakuje, firma może nie mieć podstaw do zakończenia należytej staranności. W przypadku operatora oznacza to, że odpowiedni produkt nie powinien zostać wprowadzony do obrotu, dopóki wymagania EUDR nie zostaną spełnione.
Więcej o kolejnych etapach postępowania znajdziesz w poradniku EUDR krok po kroku – jak wygląda proces należytej staranności?.
Kompletne dane to jeszcze nie koniec weryfikacji
Otrzymanie wszystkich dokumentów nie oznacza automatycznie, że produkt spełnia wymagania EUDR.
Informacje muszą być odpowiednie, spójne i wystarczająco wiarygodne, aby umożliwić przeprowadzenie oceny ryzyka. W razie stwierdzenia ryzyka większego niż pomijalne konieczne są odpowiednie działania ograniczające ryzyko.
Szerzej wyjaśniamy to w artykule Ocena ryzyka w EUDR – jak wykazać, że ryzyko jest pomijalne?.
Jak zachować kontrolę nad danymi od dostawców?
Przy większej liczbie dostawców ręczne kontrolowanie korespondencji, dokumentów i brakujących informacji może stać się poważnym obciążeniem.
Dlatego warto wdrożyć jednolity proces pozyskiwania danych, który pozwoli ustalić, jakie informacje zostały już przekazane, czego jeszcze brakuje i których produktów lub dostaw dotyczą.
seeTraces pomaga uporządkować ten proces. Dostawcy mogą przekazywać informacje EUDR bezpośrednio w aplikacji, a firma może kontrolować kompletność danych i ich powiązanie z produktami oraz dostawami.
Nie trać kontroli nad danymi EUDR od dostawców
Zbieraj informacje w jednym miejscu, ogranicz ręczną korespondencję i szybciej identyfikuj braki w dokumentacji.
Czytaj dalej
Jakich danych potrzebujesz od dostawcy do EUDR?
Przygotowanie do EUDR wymaga zebrania odpowiednich informacji o produktach, surowcach i ich produkcji. Wyjaśniamy, czego potrzebujesz i jak uporządkować współpracę z dostawcami.
EUDR krok po kroku. Jak wygląda proces należytej staranności?
Należyta staranność w EUDR to nie samo złożenie oświadczenia DDS. To proces obejmujący zebranie wymaganych informacji, ocenę ryzyka i – gdy jest to konieczne – jego ograniczenie. Pokazujemy krok po kroku, jak wygląda ten proces i na co firmy powinny zwrócić szczególną uwagę.
Importer a EUDR – obowiązki i wdrożenie w firmie
Importer zna swoje obowiązki EUDR. Jak wdrożyć je w praktyce? Case study o szkoleniu, procedurach i danych od dostawców spoza UE.