Jakich danych potrzebujesz od dostawcy do EUDR?

Przygotowanie do EUDR wymaga zebrania odpowiednich informacji o produktach, surowcach i ich produkcji. Część z nich będzie pochodzić od dostawców, ale samo zgromadzenie dokumentów nie wystarczy. Dane muszą być kompletne, możliwe do powiązania z konkretnym produktem i przydatne w dalszym procesie należytej staranności. Wyjaśniamy, czego potrzebujesz i jak uporządkować współpracę z dostawcami.

Zacznij od konkretnego produktu

Zbieranie danych do EUDR warto rozpocząć od ustalenia, które produkty znajdują się w zakresie rozporządzenia. Dopiero wtedy można określić związane z nimi odpowiednie surowce, dostawców oraz informacje potrzebne w dalszym procesie.

Ma to praktyczne znaczenie. Dane dotyczące miejsca produkcji, geolokalizacji czy zgodności z prawem powinny być możliwe do powiązania z produktem, którego dotyczą. Sam folder z dokumentami otrzymanymi od dostawcy nie zapewnia jeszcze takiego powiązania.

Jeżeli nie masz pewności, które produkty Twojej firmy podlegają EUDR, zacznij od ich klasyfikacji i sprawdzenia kodów CN w załączniku I do rozporządzenia.

Jakich informacji potrzebujesz?

W pełnym procesie należytej staranności EUDR wymagane informacje obejmują przede wszystkim dane dotyczące produktu, jego produkcji oraz podmiotów uczestniczących w łańcuchu dostaw.

W zależności od konkretnego przypadku potrzebne będą m.in.:

• opis produktu i odpowiedniego surowca,

• ilość produktu,

• kraj produkcji,

• dane geolokalizacyjne dotyczące miejsca produkcji,

• informacje o dostawcy oraz odbiorcy,

• informacje pozwalające wykazać, że produkt nie powoduje wylesiania,

• informacje pozwalające wykazać zgodność z właściwymi przepisami kraju produkcji.

Nie wszystkie informacje muszą znajdować się w jednym dokumencie ani pochodzić bezpośrednio od jednego podmiotu.

Część danych może być już dostępna w systemach Twojej firmy. Inne trzeba będzie pozyskać od dostawcy, producenta lub z wcześniejszych etapów łańcucha dostaw.

Dlatego przygotowanie do EUDR nie powinno polegać na zbieraniu jak największej liczby dokumentów. Najpierw należy ustalić, jakich informacji brakuje i skąd można je uzyskać.

Dostawca nie zawsze jest źródłem wszystkich danych

Bezpośredni dostawca może być punktem kontaktu w procesie pozyskiwania informacji, ale nie zawsze będzie ich pierwotnym źródłem.

Dotyczy to szczególnie danych związanych z produkcją odpowiedniego surowca. Mogą one pochodzić z wcześniejszych etapów łańcucha – od producenta, dostawcy surowca lub innych podmiotów posiadających informacje o miejscu jego produkcji.

Dostawca również może więc potrzebować czasu na zebranie danych od swoich partnerów.

Im bardziej rozbudowany jest łańcuch dostaw, tym ważniejsze staje się odpowiednio wczesne ustalenie, gdzie znajdują się potrzebne informacje i w jaki sposób będą przekazywane dalej.

Kraj dostawcy a kraj produkcji

Kraj, w którym znajduje się bezpośredni dostawca, nie musi być krajem produkcji odpowiedniego surowca.

Firma może kupować produkt od dostawcy z UE, podczas gdy wykorzystany do jego produkcji surowiec został wyprodukowany w innym kraju. Adres dostawcy ani kraj wysyłki nie są więc wystarczające do określenia miejsca produkcji wymaganego w EUDR.

W praktyce trzeba dotrzeć do informacji odnoszących się do rzeczywistego miejsca produkcji odpowiedniego surowca.

To właśnie z tym miejscem związane są również kolejne wymagane dane, w tym geolokalizacja.

Geolokalizacja – dane o konkretnym miejscu produkcji

W pełnym procesie należytej staranności EUDR geolokalizacja jest jednym z kluczowych elementów informacji wymaganych o produkcie.

Dane geolokalizacyjne pozwalają określić działki, na których wyprodukowano odpowiedni surowiec. Jeżeli produkcja związana z danym produktem obejmuje wiele działek, konieczne może być zebranie danych dotyczących wszystkich odpowiednich miejsc produkcji.

Dlatego samo wskazanie kraju lub regionu może nie być wystarczające.

Istotne jest również zachowanie powiązania między geolokalizacją a produktem, którego dane dotyczą. Przy większej liczbie dostawców i miejsc produkcji właśnie to powiązanie staje się jednym z ważniejszych elementów zarządzania informacjami EUDR.

Potrzebne są również informacje i dowody dotyczące zgodności

Geolokalizacja to tylko część wymaganych informacji.

Operator wykonujący pełną należytą staranność potrzebuje również odpowiednio przekonujących i możliwych do zweryfikowania informacji pozwalających wykazać, że odpowiedni produkt nie powoduje wylesiania oraz został wyprodukowany zgodnie z właściwymi przepisami kraju produkcji.

W zależności od produktu, kraju i łańcucha dostaw źródłem mogą być różnego rodzaju dokumenty, rejestry, dane lub systemy weryfikacji.

Certyfikaty, w tym stosowane w branży systemy certyfikacji, mogą stanowić jedno ze źródeł informacji lub dowodów wykorzystywanych w procesie należytej staranności. Nie zastępują jednak automatycznie obowiązków wynikających z EUDR.

Ich przydatność należy oceniać w kontekście informacji wymaganych dla konkretnego produktu i łańcucha dostaw.

Dane muszą być powiązane z produktem

Jednym z praktycznych wyzwań EUDR będzie nie tylko pozyskanie informacji, ale również zachowanie właściwych powiązań między nimi.

Firma może posiadać geolokalizację, dokumenty dotyczące legalności produkcji, informacje od producenta czy numery referencyjne wcześniejszych oświadczeń DDS. Jeżeli jednak nie można ustalić, których produktów i miejsc produkcji dotyczą, wykorzystanie tych danych w dalszym procesie będzie utrudnione.

Dlatego informacje warto organizować w sposób umożliwiający przejście od konkretnego produktu do związanych z nim dostawców, miejsc produkcji, danych geolokalizacyjnych oraz odpowiednich dowodów.

To zasadnicza różnica między gromadzeniem dokumentów a zarządzaniem danymi EUDR.

Otrzymanie danych nie kończy procesu

W przypadku operatora wykonującego pełną należytą staranność zgromadzone informacje podlegają następnie weryfikacji i analizie.

Znaczenie mają ich kompletność, spójność i wiarygodność. Trzeba również sprawdzić, czy informacje pochodzące z różnych źródeł można ze sobą powiązać i czy nie występują między nimi istotne rozbieżności.

Na podstawie zgromadzonych informacji operator przeprowadza ocenę ryzyka. Jeżeli ryzyko nie może zostać uznane za pomijalne, konieczne jest podjęcie odpowiednich działań ograniczających ryzyko.

Dlatego dane otrzymane od dostawców są podstawą dalszego procesu, a nie jego zakończeniem.

Więcej na ten temat wyjaśniamy w artykułach „EUDR krok po kroku. Jak wygląda proces należytej staranności?” oraz „Ocena ryzyka w EUDR. Jak wykazać, że ryzyko jest pomijalne?”.

Co zrobić, jeśli dostawca nie ma potrzebnych informacji?

Brak danych u bezpośredniego dostawcy nie zawsze oznacza, że informacje nie istnieją. Mogą znajdować się wcześniej w łańcuchu dostaw.

W pierwszej kolejności trzeba dokładnie określić brakujące informacje, ustalić ich potencjalne źródło oraz sprawdzić, czy dostawca może je pozyskać od swoich partnerów.

Warto również uzgodnić format przekazywania danych i sposób ich powiązania z konkretnymi produktami.

Jeżeli informacji wymaganych do przeprowadzenia odpowiedniego procesu EUDR nie uda się uzyskać, może to uniemożliwić wykonanie dalszych wymaganych działań.

Dlatego dostępność danych u dostawców warto sprawdzić odpowiednio wcześnie, zamiast czekać do momentu, w którym będą potrzebne do obsługi konkretnej operacji.

Jak przygotować współpracę z dostawcami?

Dobrze zorganizowany proces zaczyna się od określenia zakresu potrzebnych informacji. Następnie można sprawdzić, które dane firma już posiada, których brakuje i kto powinien je dostarczyć.

Zapytanie kierowane do dostawcy powinno jasno określać produkty objęte procesem, zakres potrzebnych informacji, oczekiwany format oraz sposób ich powiązania z produktem.

Przy większej liczbie dostawców warto dodatkowo monitorować status pozyskiwania danych. Pozwala to szybko zidentyfikować łańcuchy dostaw, w których informacje są kompletne, oraz te, które nadal wymagają uzupełnienia.

W praktyce przygotowanie dostawców do EUDR staje się więc nie tylko zadaniem prawnym lub dokumentacyjnym, ale również procesem zarządzania informacją w całym łańcuchu dostaw.

W EUDR liczą się dane, które można wykorzystać

Przygotowanie do EUDR nie polega na stworzeniu jak największego archiwum dokumentów od dostawców.

Potrzebne informacje muszą być kompletne, uporządkowane i możliwe do powiązania z produktami oraz miejscami produkcji. Dopiero wtedy mogą stanowić podstawę kolejnych działań wymaganych w procesie EUDR.

Dlatego współpracę z dostawcami warto rozpocząć od trzech rzeczy: ustalenia potrzebnych danych, określenia ich źródeł oraz sposobu ich przekazywania i powiązania z produktami.

Im wcześniej firma uporządkuje ten proces, tym łatwiej będzie zidentyfikować brakujące informacje i przygotować łańcuch dostaw do nowych obowiązków.