Jak dostawca przekazuje dane EUDR w seeTraces?
Zobacz, jak dostawca przekazuje dane EUDR i deklarację geolokalizacyjną bezpośrednio w seeTraces. Mniej maili, mniej Excela i lepsza organizacja danych.
Pozyskiwanie danych EUDR od dostawców to jedno z praktycznych wyzwań dla firm przygotowujących się do nowych obowiązków. Informacje o pochodzeniu surowców, dokumenty i dane geolokalizacyjne często są przekazywane mailowo, w różnych formatach i przez wiele osób.
Przy większej liczbie dostawców oznacza to dodatkową pracę: wysyłanie zapytań, kompletowanie odpowiedzi, przepisywanie informacji i sprawdzanie, czego jeszcze brakuje.
W seeTraces można zorganizować ten proces inaczej – zapraszając dostawcę do bezpośredniego przekazania danych w aplikacji.
Jak to wygląda w praktyce?
Krok 1. Zaproś dostawcę do seeTraces
Zamiast wysyłać kolejne formularze i prośby o dokumenty, importer może zaprosić swojego dostawcę do współpracy w seeTraces.
Dostawca zostaje włączony w proces przekazywania informacji, a importer nie musi samodzielnie wprowadzać wszystkich otrzymanych danych.
To szczególnie przydatne w firmach współpracujących z wieloma dostawcami drewna, sklejki, płyt lub innych produktów objętych EUDR.
Co zyskujesz? Mniej ręcznego wprowadzania danych i prostszy sposób ich pozyskiwania.
Krok 2. Dostawca weryfikuje swoje dane
Po dołączeniu do procesu dostawca może zweryfikować swoje dane w aplikacji.
To ważny etap, ponieważ informacje o kontrahentach są wykorzystywane w dalszej dokumentacji i procesach związanych z łańcuchem dostaw.
Zamiast wielokrotnie przepisywać te same informacje z korespondencji, firma może pracować na uporządkowanych danych dostawcy.
Co zyskujesz? Mniej powtarzalnych czynności i łatwiejsze zarządzanie informacjami o kontrahentach.
Krok 3. Dostawca przekazuje deklarację geolokalizacyjną
Geolokalizacja jest jednym z istotnych elementów danych wymaganych w procesie należytej staranności EUDR.
W tradycyjnym modelu współpracy informacje dotyczące pochodzenia surowców mogą trafiać do importera jako załączniki, osobne pliki lub dane wpisane bezpośrednio w wiadomości.
W seeTraces dostawca może przekazać deklarację geolokalizacyjną bezpośrednio w aplikacji.
Importer otrzymuje dane w uporządkowanej formie, bez konieczności ręcznego przepisywania współrzędnych z korespondencji.
Co zyskujesz? Mniej ręcznej pracy i mniejsze ryzyko błędów związanych z przenoszeniem danych między dokumentami.
Warto pamiętać, że samo otrzymanie deklaracji nie zastępuje wymaganej weryfikacji informacji ani oceny ryzyka, jeśli obowiązki te dotyczą danego przedsiębiorstwa.
Krok 4. Importer otrzymuje dane i zachowuje kontrolę
Przekazanie informacji przez dostawcę nie oznacza, że importer traci kontrolę nad procesem.
Przeciwnie – seeTraces pozwala oddzielić etap dostarczania danych od ich dalszego wykorzystania i weryfikacji przez firmę.
Dostawca odpowiada za przekazanie informacji, natomiast importer może wykorzystać je w realizacji własnych obowiązków EUDR.
Takie podejście jest szczególnie istotne w rozbudowanych łańcuchach dostaw, w których informacje pochodzą od wielu niezależnych podmiotów.
Co zyskujesz? Dostawcy uczestniczą w przekazywaniu danych, a Ty zachowujesz kontrolę nad informacjami potrzebnymi w dalszym procesie.
Dlaczego warto zbierać dane EUDR bezpośrednio od dostawców?
Największą korzyścią nie jest samo ograniczenie liczby wiadomości mailowych.
Chodzi o zmianę sposobu organizacji pracy.
Gdy informacje są przekazywane bezpośrednio w aplikacji:
ograniczasz ręczne przepisywanie danych,
zmniejszasz liczbę dokumentów krążących między skrzynkami mailowymi,
porządkujesz informacje otrzymywane od kontrahentów,
ułatwiasz współpracę z większą liczbą dostawców,
możesz wykorzystać zgromadzone dane w dalszych procesach EUDR.
To szczególnie ważne, gdy firma regularnie kupuje materiały od różnych producentów lub importerów i musi zarządzać informacjami dotyczącymi wielu produktów i dostaw.
Czy każda firma musi zbierać takie same dane EUDR?
Nie. Zakres obowiązków zależy od roli przedsiębiorstwa, rodzaju produktów i ich wcześniejszej historii w łańcuchu dostaw.
Dlatego przed rozpoczęciem zbierania informacji warto ustalić, jakie dane są rzeczywiście wymagane w danym przypadku.
Więcej na ten temat przeczytasz w artykule Jakich danych potrzebujesz od dostawcy do EUDR?.
Jeśli nie masz jeszcze pewności, jakie obowiązki dotyczą Twojej firmy, zobacz również poradnik Czy EUDR dotyczy Twojej firmy? Sprawdź, od czego zacząć.
seeTraces – mniej ręcznego zbierania danych, więcej kontroli
Przygotowanie danych EUDR nie musi opierać się na wymianie kolejnych maili i aktualizowaniu wielu arkuszy Excel.
W seeTraces możesz zaprosić dostawców do współpracy, umożliwić im weryfikację danych oraz bezpośrednie przekazywanie deklaracji geolokalizacyjnych.
Dzięki temu ograniczasz powtarzalne czynności i organizujesz współpracę z dostawcami w jednym systemie.
Chcesz sprawdzić, jak seeTraces może usprawnić zbieranie danych EUDR w Twojej firmie?
Czytaj dalej
EUDR 2026/2027 – co się zmieniło i jakie zasady są aktualne?
Przygotowujesz firmę do EUDR na podstawie informacji z 2024 lub 2025 roku? Warto sprawdzić je ponownie. Zmieniły się terminy, obowiązki części firm i zasady dotyczące DDS, a w 2026 roku Komisja Europejska przyjęła kolejne rozwiązania dotyczące zakresu produktów i systemu informacyjnego EUDR.
EUDR 2027 – co musisz wiedzieć i jak przygotować firmę?
EUDR zaczyna obowiązywać coraz większą grupę przedsiębiorstw. Jeśli nie wiesz, czy dotyczy Twojej firmy, jakich danych potrzebujesz i czego wymagać od dostawców – zacznij tutaj. Wyjaśniamy najważniejsze zasady EUDR i pokazujemy, jak przygotować firmę do nowych obowiązków.
Co zrobić, gdy dostawca nie przekazuje danych wymaganych przez EUDR?
Dostawca nie przekazuje danych EUDR? Sprawdź, jak postępować przy braku geolokalizacji, niekompletnych dokumentach i opóźnieniach.